Unikt værktøj gør digital aflevering let som en leg
Ved udgangen af 2017 lancerede Sweco et IT-værktøj: En helt ny måde og proces for at overdrage et byggeri på. Værktøjet begrænser sig dog ikke til byggeri, men kan bruges i alle projekter, hvor der er brug for overblik ved indsamling og aflevering af dokumentation fra mange parter.
“Værktøjet er lavet sådan, at man ikke kan gøre noget forkert,” fortæller ingeniør fra Swecos Facilities Management, Christian Lundstrøm, indledningsvis om det nye værktøj, der er en tilføjelse til Swecos eksisterende program, Butler.
Baggrunden for udviklingen af værktøjet var mere end simpel: Forestil dig, at du som driftsansvarlig skal overtage en ny bygning. Traditionelt overdrages en enorm samling ringbind med dokumentation, manualer og tegninger – tusindvis af sider, som du ikke kan gennemskue hverken kvalitet eller omfang af, og som du modtager fra den ene dag til den anden. Du bruger adskillige uger på at sætte dig ind i manualerne og lave en brugbar driftsplan, så garantier og lovgivning kan overholdes. Med andre ord bruger du en masse tid, du ikke har – og derfor bliver materialet også kun sjældent anvendt i praksis som beskrevet.
Er der ovenikøbet mangler i materialet, står du alene med problemet, da entreprenøren og rådgiverne allerede har forladt projektet. Måske når du at tænke, at en løsning kunne være en digitalisering af systemet, men det ville kun delvist være muligt, fordi samme scenarie så kan udspille sig ved aflevering af en USB-nøgle med hundredvis af filer på.
Lyder det uoverskueligt og besværligt? Swecos nye IT-værktøj imødekommer imidlertid processerne og de driftsansvarlige ud fra mange års erfaring og feedback fra brugere.
Nyt værktøj, nye standarder
Det, der gør værktøjet unikt, er kvalitetssikringsprocessen og det, at det er et integreret værktøj – ikke en række delværktøjer. Det betyder, at værktøjet er enkelt, nemt at komme i gang med og har et overskueligt interface – derfor kan man spare tid og ressourcer ved, at brugerne betjener sig selv.
Det nye værktøj betyder en helt ny måde og proces for overdragelse af et byggeri, ikke mindst når det gælder om at sikre kvaliteten og synliggøre fremdriften i afleveringen af manualer, dokumentation, tegninger med mere. Værktøjet er også effektivt, da det er webbaseret, så alle interessenter kan arbejde samtidig på den samme platform og kan overføre billeder og filer, massekopiere indhold etc. Statusgrafer på forsiden viser ligeledes et øjebliksbillede af, hvem der mangler hvad, både i procent og antal, og man kan samtidig se en samlet status for hele projektet.
Christian Lundstrøm, som har været med til at udvikle værktøjet i Facilities Management, mener i høj grad, at det kan være nyttigt for mange, da det ikke begrænser sig til byggeprojekter:
“Værktøjet kan ikke kun bruges til byggeprojekter, men også fjernvarmeprojekter eller noget helt tredje. Det kan bruges af alle, der skal indsamle og holde styr på dokumentation fra flere parter. Det giver et rigtig godt overblik, og man kan redigere og præcisere direkte i brugerfladen, så den passer til den type projekt, man laver – selv navngivning af felter kan ændres.”
Løsningen på det håbløse
Sweco har gennem de sidste to år testet en prototype af værktøjet på Mærsk Tårnet ved Panum instituttet, der er et af tidens mest komplicerede byggerier i Danmark. For de projekterende rådgivere og bygherre lignede afleveringen af byggeriet en håbløs opgave, men i skrivende stund er 72% af drifts- og vedligeholdelsesmaterialet nu modtaget og godkendt af rådgiverne og KU’s driftsfolk, mens yderligere 20 % afventer de sidste rettelser. Flere end 80 firmaer har bidraget med indtastninger og over 3.200 uploads. Bygningsstyrelsen har nu også skrevet kontrakt på at bruge værktøjet til Niels Bohr Bygningen.